Arrivi a sera, ripensi alla giornata e ti sembra di non esserti fermato un momento. Hai risposto ai messaggi, affrontato richieste, seguito un’idea che sembrava interessante. Poi guardi il lavoro che avevi programmato e ti accorgi che è ancora lì. Magari hai fatto tante cose, ma quella a cui volevi dedicarti è rimasta incompleta.
In situazioni così viene facile pensare di dover correre di più. Il giorno dopo provi a recuperare, aggiungi gli impegni rimasti indietro a quelli già previsti e riparti con un programma ancora più pieno. Ma prima di chiederti come fare tutto più velocemente, vale la pena fermarti su una domanda: quello che stai cercando di fare può trovare davvero spazio nella tua giornata?
Quando porto avanti più progetti, ogni attività può sembrarmi importante. E ogni nuova idea può diventare un motivo per cambiare programma. La scelta che mi aiuta a usare meglio il tempo è individuare una priorità alla volta e chiarire quale risultato voglio completare. Mi chiedo quale lavoro, oggi, mi avvicini davvero al mio obiettivo e, da lì, decido che cosa mettere in agenda.
Sembra una scelta semplice, ma richiede di accettare che altre cose dovranno aspettare. Se tutto deve essere fatto subito, scegliere una priorità diventa soltanto una buona intenzione scritta in cima a un elenco.
Sto imparando proprio questo: a non dare automaticamente la precedenza a ogni nuova idea. Posso annotarla, riservarmi un momento per valutarla e continuare il lavoro che avevo scelto. Prima di modificare il programma, considero anche quale impegno dovrei rimandare per occuparmene.
È un passaggio che rende la decisione più concreta. Una possibilità interessante richiede tempo, e quel tempo dovrà arrivare da qualche parte.
Immagina di essere al lavoro su una proposta da consegnare. Ti viene un’idea per migliorare il sito e cominci a ragionarci, apri una pagina, fai una verifica, cerchi uno strumento. Quando torni alla proposta è passato più tempo di quanto pensassi e devi ancora riprendere il punto in cui ti eri fermato. L’idea può essere valida, ma resta da capire se fosse quello il momento di svilupparla.
Annotarla ti permette di conservarla e di decidere quando dedicarle attenzione. Se invece merita davvero la precedenza, puoi cambiare programma sapendo che cosa stai spostando e quali conseguenze avrà. Anche confrontarti con una persona che aspetta il tuo lavoro può far parte di questa scelta.
Questo modo di procedere mi aiuta a mantenere più chiaro il passo successivo e a osservare i progressi attraverso ciò che porto a termine. Perché essere impegnati per tutta la giornata e completare il lavoro scelto possono essere due esperienze molto diverse.
Naturalmente non dipende tutto da noi. Ci sono richieste che arrivano senza preavviso, problemi da affrontare e attività che richiedono più tempo del previsto. Proprio per questo un’agenda riempita in ogni spazio rischia di diventare difficile da rispettare già al primo imprevisto.
Pensa a una telefonata con un cliente che si prolunga o a un collega che ha bisogno di un chiarimento per procedere. Se hai programmato ogni minuto, quella conversazione sposterà tutto il resto. Lasciare un margine significa tenere conto anche di queste possibilità, invece di considerarle ogni volta un’eccezione.
A chi si sente sempre in ritardo proporrei quindi di cominciare dall’osservazione. Per tre giorni annota come impieghi il tempo, comprese le interruzioni e le attività che non avevi previsto. Non serve registrare ogni secondo: cerca di ricostruire con sincerità dove sono andate le ore e quanto hanno richiesto i diversi impegni.
Poi confronta ciò che avevi programmato con quello che sei riuscito a fare. Potresti scoprire che un’attività occupa regolarmente più tempo di quanto le assegni, oppure che una parte della giornata viene assorbita da richieste che nel programma non compaiono mai.
Sono informazioni utili. Noi spesso interpretiamo una giornata incompleta come una prova di scarsa organizzazione, mentre potremmo aver costruito un programma poco realistico. Prima di giudicarci, conviene guardare che cosa è successo.
A quel punto scegli una sola attività importante e definisci un risultato riconoscibile. “Lavorare alla proposta” lascia molto spazio all’incertezza; “completare la bozza da discutere con il cliente” ti aiuta a capire che cosa vuoi ottenere. Riservale uno spazio compatibile con gli altri impegni e lascia un margine per ciò che potrebbe cambiare.
Alla fine della giornata verifica come è andata. Se il tempo non è bastato, cerca di capire perché e usa ciò che hai osservato per organizzare il giorno successivo. Aggiungere automaticamente altro lavoro rischia soltanto di trascinare in avanti lo stesso problema.
Usare meglio il tempo richiede anche la disponibilità a rivedere quello che pretendiamo da una giornata. Per me significa scegliere con maggiore chiarezza a che cosa dedicarmi e valutare un nuovo impegno insieme a quelli già presi. È da queste decisioni che posso cominciare a costruire un programma più vicino alla realtà.